Архив қызметкерлері бүгінгі таңда құнды құжаттарды тек жинақтап қана қоймай, барлық мүдделі зерттеушілер мен қалың жұртшылыққа қолжетімді болуы үшін оларды белсенді түрде цифрлық форматқа көшіру жұмыстарын жүйелі жолға қойып, жоспарлы түрде жүргізуде.

Бұл дегеніңіз, архив қорындағы құжаттардың ұзақ сақталуын, мемлекеттік архивтердің жұмысын толық автоматтандыруды, барлық ақпараттық ресурстардың қолжетімділігін арттыруды қамтамасыз ету деген сөз. Яғни, жаңа технологияларды тиімді пайдалану арқылы азаматтарға аса құнды архивтік құжаттарды іріктеу және жүйелеу арқылы жоғары сапалы қызметтерді ұсынуға мүмкіндік береді.

Сонымен қатар, архивте сақтаулы құжаттардың жоғалуы немесе түпнұсқалардың бүліну жағдайын болдырмау, құжаттық құнды ақпараттарды сақтап қалу, арнайы сканерлейтін құрылғылардың көмегімен қағаз құжаттардың цифрлық көшірмелерін жасау.

Қағаз нұсқада сақталып келген осындай мол мұраның электрондық көшірмесін жасау қазіргі заман талабы болып отыр. Құжаттарды электронды нұсқаға көшіру кезінде бірінші кезекте мемлекет үшін аса құнды, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси және тарихи маңызы бар, азаматтардың құқығы мен заңды мүдделерін қорғайтын жиі сұранысқа ие құжаттар сканерленеді.

Мұндай жұмыстарды жүзеге асыру мақсатында «Тараз қаласының мемлекеттік архиві» мекемесінде А3, А4 форматтағы қуаттылығы жоғары сканер құрылғысы компьютер жиынтығымен жабдықталған. Алдағы уақытта архив мекемесінің материалдық базасы нығайтылып, архивистердің қолмен атқаратын жұмысы толығымен электронды құжаттар қорына ауысатын болады.

Архив қорындағы құжаттарды сканерлеу барысында құжаттардың физикалық жағдайын қалпына келтіру, өше бастаған мәтіндерді анықтау, істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру, тігінді жұмыс түрлері қоса атқарылады. Барлық сандық форматқа көшірілген құжаттардың сапасын, құжаттардың берілу жылдамдығын арттыру үшін, мекеменің қазіргі заманғы электронды құжат айналымына көшуіне байланысты архивтердің де, оның қызметкерлерінің де жұмыс сипаты өзгеруде. Яғни, архивте іс жүргізуді ұйымдастыру, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізу, оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға байланысты әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсету бойынша жұмыстар күрделене түсуде.

Қазіргі уақытта цифрлық саланы дамыту архив саласына да үлкен серпін беріп отыр. Бұл жүйені жүзеге асыру мақсатында мемлекеттік архив қорындағы сақтаулы мәліметтер «Электрондық құжаттар архивінің бірыңғай жүйесі» ақпараттық жүйесіне енгізу арқылы жүзеге асыру жұмыстары тұрақты жүргізіліп келеді.

Бүгінгі күні «Тараз қаласының мемлекеттік архиві» КММ қорындағы құжаттардың 22 365 сақтау бірлігі, 2 933 697 парағы сканерден өткізілген. Сонымен бірге, жергілікті атқарушы органдарда әкім аппараты, мәслихат, тағы басқа да бөлімдері «Е-архив» ақпараттық жүйесіне енгізіліп, IP VPN желісі қосылған.

Мемлекеттік сақтаудағы құжаттардың жағдайын тексеру, өңдеу, тігу, өңі кеткен мәтіндерді қалпына келтіру, аса құнды құжаттарды анықтау, электронды нұсқаға көшіру сияқты жұмыстар үздіксіз жүргізіліп тұрады. Міне, осылайша қоймадағы құнды құжаттарға жоғары жауапкершілікпен қарау барлық архившілерге тән қасиеттер.

Нұрхат СЕРІКБАЕВ

«Тараз қаласының мемлекеттік архиві» КММ директоры.